Die Stolpersteine im Projektmanagement – ob man sie vermeiden kann?

Man ist Teil von etwas Neuem. Man trägt zu Veränderungen bei. Man bricht aus den Routineaufgaben
aus. Teil eines Projektteams zu sein kann sehr spannend sein.
Theorie und Praxis des Projektmanagements unterscheiden sich jedoch meist voneinander.
Folgende Stolpersteine sind Erfahrungen aus meinem praktischen Projektmanagementalltag. Ob sie
zukünftig vermieden werden können ist jedoch eine andere Frage.

Stolperstein – Fristen
Der Meilensteinplan ist fixiert. Jeder im Projektteam kennt seine Aufgaben und Abgabetermine.
Trotzdem werden Fristen nicht eingehalten, Aufgaben nicht durchgeführt. Die mangelnde Vermittlung der
Wichtigkeit sowie fehlende Regelungen bei den Zuständigkeiten führen dazu.
Kontinuierliche eigenständige Kontrolle sowie Kontrolle durch die Projektteamleitung sind unumgänglich.

Stolperstein – Kompetenz
Nicht jeder ist für die ihm zugeteilten Aufgaben perfekt geeignet. Fehlende Kompetenzen führen zu
Unsicherheiten.
Fehlende Kenntnisse zuzugeben kann jedoch den Stellenwert im Projektteam oder im Job vermindern.
Man selbst muss sich seiner Fähigkeiten und Kompetenzen bewusst sein.

Stolperstein – Projektteamleitung
Es ist durchaus üblich externe Projektmanager/Innen als Projektteamleitung anzustellen.
Diese kennen jedoch die firmenspezifischen Prozesse meist nicht. Dies führt zwangsläufig zu
Missverständnissen und Unklarheiten.
Die Projektteamleitung sollte immer vor Projektstart die Räumlichkeiten und Prozesse sowie ihre
Projektteammitglieder kennen.

Stolperstein – Kommunikation
Kommunikation über Telekommunikationsdienste, Videokonferenzen und E-Mail. Das persönliche
Gespräch wird oft nicht mehr geführt. Hinzu kommen sprachliche Barrieren.
Umso wichtiger ist eine geradlinige und ehrliche Kommunikation.

Stolperstein – Nachbearbeitung
Abschluss des Projektes bedeutet nicht Abschluss der Arbeit. Ein abgeschlossenes Projekt muss
anschließend mit allen Inhalten in den Routinebetrieb übernommen werden.
Im Routinebetrieb bedarf es nach einiger Zeit eine Evaluation durch das Projektteam. Meist fühlt sich hier
niemand mehr verantwortlich.

Stolperstein – Routinebetrieb vs. Projekt
Ein Projekt kann den Routinebetrieb zeitlich blockieren.
Kurz vor der eigentlichen praktischen Projektdurchführung wird oftmals dem Routinebetrieb der Vorzug
gegeben. Routineproduktionen bringen Geld, Projekte kosten Geld.
Daher ist es umso wichtiger die Wichtigkeit der Projektdurchführung auf allen Ebenen verständlich zu
machen.

Stolperstein – unsauber gelöstes Problem
Projektmitglieder kennen ihre Abläufe im Projekt. Sie haben sich lange damit auseinandergesetzt.
Mitarbeiter in der Routineproduktion müssen die Abläufe ehestmöglich beherrschen.
Unsauber gelöste Probleme im Projekt werden in der Routinearbeit wieder auftreten. Dies bedeutet einen
erheblichen Mehraufwand an Zeit, Geld und Arbeit.
Zusätzlich sinkt die Motivation der Mitarbeiter im Routinebetrieb sich in etwas Neuem auszuprobieren
oder dies durchzuführen.

Stolperstein – Machbarkeitsstudie
Um ein Projekt an Land zu ziehen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Eine davon ist es,
kostengünstiger und schneller zu sein als die Konkurrenz.
Das Projektteam führt die Machbarkeitsstudie durch inklusive der Kostenberechnung. Seitens der
Geschäftsführung werden oftmals die zeitlichen Fristen sowie die Kostenberechnungen minimiert. Die
erfolgreiche Durchführung ist somit bereits am Beginn des Projektes fraglich.

Stolperstein – externe Steakholder
Der zeitliche Ablauf und Fristen sind definiert, können aber nicht eingehalten werden. Lieferzeiten von
Rohstoffen und Maschinen, fehlende Qualifikationen/ Zertifikate des Lieferanten – All dies kann man am
Beginn des Projektes noch gar nicht in Erfahrung bringen.
Kritische Punkte sollten sofort nach Projektstart evaluiert werden auch wenn sie erst in spätere Folge von
Belangen sind.

Es gibt Stolpersteine im Projektmanagement die trotz genauer Planung und Evaluierung nicht vermieden
werden können.

Abschließend möchte ich noch erwähnen: Auch ein Projekt mit nicht zufriedenstellenden Ergebnissen ist
bei ordnungsgemäßer Durchführung und Dokumentation ein abgeschlossenes Projekt. Ein nicht
zufriedenstellendes Ergebnis oder gescheitertes Projekt sollte sich nicht negativ auf das durchführende
Projektteam auswirken.

Lehrgang: Diplomierte*r Gesundheitsmanager*in
Autor*in: Carmen D.

am 30.11.2023 von Studienberatung erstellt